Zakelijk etentje aftrekbaar bij de belastingdienst?

Het zakelijk aftrekken van eten en drinken is vaak een grijs gebied. Eten en drinken is een levensbehoefte dus het is niet zo dat al het eten of drinken dat je nuttigt onder werktijd altijd maar aftrekbaar is.
Maar als je een zakelijke lunch hebt dan zijn dat kosten die je maakt voor je bedrijf. Het is immers geen gekke gedachte dat je geen nieuwe opdrachten zou kunnen binnenhalen zonder dat je je relatie uit eten neemt. Dit klinkt logisch en de fiscus gaat hier in de regel ook wel in mee.

WANNEER KAN JE STELLEN DAT ER SPRAKE IS VAN EEN ZAKENLUNCH?

Iets is als ‘zakelijk’ te beschouwen als het een zakelijk belang dient. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die –binnen redelijke grenzen – nodig zijn voor de uitoefening van je onderneming. De Belastingdienst zal bonnetjes van je alledaagse boodschappen helaas niet als zakelijk beschouwen. Belangrijk is dus dat je het zakelijk karakter van de kosten kan aantonen. Hoe je dat doet? Door bijvoorbeeld op de bon te vermelden met welke klant je bent gaan lunchen. Dit kan je eventueel aanvullen met informatie over de betreffende afspraak en/of waarom je met die betreffende klant hebt afgesproken.

OMZETBELASTING

Normaal gesproken vorder je de btw over zakelijke kosten terug als voorbelasting. In geval van een zakenlunch is de regelgeving iets lastiger. Er is eigenlijk één simpele regel: de btw van een zakelijke lunch in een horecagelegenheid is nooit aftrekbaar. Aftrek is doorgaans wel mogelijk als je buiten een horecagelegenheid luncht.

De reden hiervoor is als volgt. Van de Belastingdienst mag je de btw op eten en drinken voor 'eigen gebruik' niet als aftrekpost opvoeren. De bedoeling van ons belastingstelsel is dat de consument de btw betaalt. En als ondernemer consumeer je zoals iedereen en ben je eigenlijk eerder consument. Zodoende kan je als ondernemer niet zomaar eten en/of drinken aftrekken van de belastingen.

Feitelijk zijn er twee denkbare situaties:

1. Eten en/of drinken op kantoor
   Haal je eten en/of drinken in een horecagelegenheid of supermarkt en nuttig je dit op kantoor, dan zou je de btw mogen terugvragen van de Belastingdienst.

2. Eten en/of drinken buiten kantoor
   Eet en/of drink je in een horecagelegenheid dan mag je de btw niet terugvragen bij de Belastingdienst. Dit geldt overigens ook als je een cateraar de lunch laat verzorgen.

WINSTAFTREK

In principe mag je alle kosten die je bedrijfsmatig maakt, volledig aftrekken van de winst. Ondernemers maken daar dankbaar gebruik van. Immers hoe meer kosten hoe lager je winst, hoe minder belasting. Eten en drinken is voor kleine ondernemers echter in veel gevallen niet interessant voor de btw-aangifte. De btw is namelijk vaak niet terug te vragen en de ideale zakelijke transactie gaat nu eenmaal niet gepaard met een volle bak kwark. Bovendien levert het verlaagde btw tarief op eten en drinken niet veel voorbelasting op.

Voor de inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting ligt dit wel anders. Je mag namelijk een aanzienlijk deel van de kosten van eten en drinken aftrekken van de winst, waardoor je minder winstbelasting betaalt.

Een zakelijke lunch valt onder de post ‘representatie-kosten’ waar bijvoorbeeld ook congressen, seminars, en studiereizen onder vallen. Voor zakenlunches gelden dus andere regels dan voor ‘normale’ bedrijfskosten. De kosten van een zakenlunch mogen wel worden opgevoerd als bedrijfsmatige kosten, maar niet volledig.

Er zijn twee mogelijkheden om deze bedrijfskosten ten laste van de winst op te voeren:

1. Drempelbedrag maar daarna volledige aftrek
   De kosten voor eten en drinken zijn tot € 4.600,- niet aftrekbaar Haal je deze drempel wel dan mag je over het meerdere 100% van de kosten aftrekken van de winst. De praktijk leert dat de meeste zzp’ers en kleine ondernemers dit bedrag nooit halen. De drempel ligt daarvoor gewoon te hoog.

2. Geen drempelbedrag maar beperkte aftrek
   De meest gebruikte variant is om te kiezen voor gedeeltelijk aftrek ten laste van je winst. Bij deze optie mag je 80% opvoeren als kosten en aftrekken van de winst. Ondernemers voor de vennootschapsbelasting  73,5%. Het resterende bedrag is dan voor je eigen rekening.

Let op: in het geval dat je zakelijk reist en bijvoorbeeld een hotel boekt voor een seminar, dan zal je rekening moeten houden met een maximaal aftrekbaar bedrag voor reis- en verblijfskosten van € 1.500,- (hier zal je overigen ook nog die 20% vanaf moeten trekken).

Uiteindelijk gaat het er dus om dat je bewijs hebt waarmee je kan aantonen dat het om zakelijke kosten gaat. Nu lijkt dat toch niet zo moeilijk, zul je denken. Een simpele notitie is namelijk zo gedaan. Bovendien is iets al snel als zakelijk te bestempelen.

Afspraak met je vader? Zou zomaar kunnen dat je overleg hebt om eventueel een zakelijk partnerschap aan te gaan. Uit eten met een alledaagse vriend? Kan zomaar zo zijn dat die vriend bij een interessant bedrijf werkt. Tenslotte, zakelijk eten en drinken heeft vaak een persoonlijk element in zich. Dat is immers nu juist de reden dat je die (potentiële) klant mee uit eten neemt. Je moet eindelijk gewoon een goed verhaal hebben en de nodige bewijsstukken.